Электронные трудовые книжки — как их будут внедрять в кадровую практику

Министерство труда Российской Федерации разработало законопроект о ведении сведений о трудовой деятельности россиян в электронном виде.

Так, отныне работодатель будет обязан передавать сведения о трудовой деятельности своих работников в Пенсионный фонд РФ в электронном виде. В ведомстве отметили, что речь идет именно о тех сведениях, что содержатся в материальной трудовой книжке. Кроме, правда, трудовых наград и сведений об образовании — эта информация Пенсионному фонду оказалась не нужна.

В силу законопроект вступит не раньше 1 января 2020 года.

Зачем нужны электронные трудовые книжки?

Кочевать между местами работы с этими пухленькими талмудиками, каждый раз выпрашивать их в отделе кадров или в бухгалтерии, чтобы сделать ксерокопию для оформления каких-то бумаг, не дай бог восстанавливать после утери и т.п. – удовольствие довольно сомнительное.

Да, и с точки зрения самих предприятий, обеспечивать согласно закону защищенное место хранения трудовых книжек (сейчас, пожалуй, с особым пониманием читают эти строки владельцы предприятий с тысячами сотрудников в штате…), оплачивать труд кадровиков и бухгалтеров, которые должны вести учет всего этого и делать соответствующие записи – все это не просто архаизм.

Это уже какие-то археологические раскопки на фоне опутавшей весь мир интернет-паутины, передовых технологий информатизации и консолидации полезного ПО.

Положительный опыт западных стран

На самом деле пионером в переходе на электронные трудовые книжки Россия, конечно же, не является. В Италии информационная система учета трудовой биографии граждан ведется еще с 1997 года. В Словении и вовсе отдельной базой данных никто не заморачивался, передав абсолютно все данные парафии пенсионного фонда.

В Германии, Австрии и Франции система вообще отличается тем, что т.н. трудовая карточка находится в личном пользователе самого работника, и он сам выбирает, предъявлять ли ее для осуществления записей о приеме/увольнении или не стоит.

Наиболее же близкой к той, которую собираются устанавливать для россиян, является испанская система – в ней не только отражена трудовая жизнь человека, но и все его налоговые отчисления, а данные находятся в совместном пользовании гражданина, государственного Фонда социального страхования и Министерства труда страны.

А вот в Штатах, к примеру, никакого аналога учета данных по трудовой биографии не существует вовсе. Есть налоговая база, есть пенсионные фонды, вкладами в которые управляют и полностью распоряжаются по своему усмотрению сами американцы, а при приеме на работу требуют только резюме, интересующие дипломы об образовании и рекомендации с предыдущих мест.

Вот такое вот тотальное доверие и уважение к правам и личности. Если же возникают какие-то сомнения, либо должность, специфика работы таковы, что о человеке действительно надо знать все, просто задействуют службу безопасности.

Что ж, конечно, не тот у нас менталитет, чтобы полностью отказываться от тотальной слежки за гражданами, поэтому испанская модель, конечно же, нам гораздо ближе. Как же она будет реализовываться на практике — надеемся увидеть через год.

Своим видением ситуации поделился эксперт ПИР-центра, консультант по стратегии кибербезопасности Олег Демидов.

— Если вдруг в системе произойдет сбой, россияне останутся без трудовой книжки? Ведь недавно же был сбой в системе автомобильных штрафов и восстановить утерянные даты оказалось невозможно.

— По-хорошему, конечно, вероятность утери данных должна быть сведена к минимуму. На самом деле, практически любая современная подобная система оснащена функцией резервирования данных. Подобное необходимо сделать и в этом конкретном случае. В идеале, разумеется, необходимо иметь даже не одну, а несколько копий хранимой информации.

Происходить резервирование данных может следующим образом. Раз, например, в месяц, будет происходить копирование абсолютно всех данных и внесение их в резервную базу данных. В случае теоретической хакерской атаки основная база будет стерта. Тогда-то и подключится тот самый резерв.

Лучше, конечно, проводить копирование данных чаще, чем раз в месяц. Ведь информация-то будет обновляться буквально ежедневно. В случае той же пресловутой хакерской атаки большая часть информации сохранится, но та, что была занесена в базу данных до проведенного по плану копирования, нет.

Но, помимо утери данных, есть и другие риски. Например, их кража. Обсуждать это, правда, еще рано, ничего ведь пока о системе не известно. Возможно, ее технические возможности сведут вероятность кражи личных данных россиян к нулю.

— А если злоумышленник попытается не украсть и не стереть данные, а изменить их? Внести недостоверную информацию в базу?

— Есть и такая вероятность. Но, опять же, мы возвращаемся к резервированию базы данных. Актуальные, легитимные данные просто-напросто перенесутся оттуда. Будет все несколько сложнее, конечно, если внесет недостоверную информацию сотрудник, у которого есть легальный доступ к базе данных.

Чтобы исключить такую возможность, необходимо ввести внутреннюю функцию мониторинга действий сотрудников. В любых серьезных компаниях это постоянная нормальная практика — тщательно следить за действиями работников. Этим занимается или один человек, или целый отдел внутренней безопасности.

Считаю, что при проектировании системы Пенсионному фонду нужно будет обратиться к опыту частных компаний, например, тех же банков. Там в последние годы разных коллапсов, связанных с кражей или утерей личных данных клиентов, происходит все меньше и меньше. Нельзя сказать, что проблемы не существует, но инциденты, порой происходящие, не столь критичны и исправляются в кратчайшие сроки.